Bewaarplicht voor de boekhouding
Er geldt in Nederland een bewaarplicht voor de boekhouding, u dient gegevens als ondernemer gedurende een periode van minimaal 7 jaar te bewaren. Dit is de financiële bewaarplicht, zodat u op termijn inzage kunt geven in de administratie en de Belastingdienst bijvoorbeeld de belastingdruk kan bepalen. Uiteraard geldt de bewaarplicht voor een aantal verschillende zaken en is er sprake van uitzonderingen binnen de boekhouding, wij zetten een aantal belangrijke zaken op een rij.
Wat valt er onder de bewaarplicht?
De bewaarplicht voor de boekhouding geldt in ieder geval voor het grootboek, net als voor de debiteuren- en crediteurenadministratie. U dient bij te houden wat erin komt en wat eruit gaat en welke facturen u ontvangt en verstuurt. Daarnaast dient u ook de voorraadadministratie minimaal 7 jaar te bewaren, net als bijvoorbeeld de in- en verkoopadministratie. Is er sprake van een loonadministratie? Ook die dient u tot 7 jaar te bewaren, om de Belastingdienst daar inzage in te kunnen geven. Na de termijn van 7 jaar zal de Belastingdienst deze basisgegevens niet meer opvragen.
Uitzonderingen op de bewaarplicht
Er is sprake van een aantal uitzonderingen op de reguliere bewaarplicht voor de boekhouding. De gegevens van onroerende zaken dient u bijvoorbeeld 10 jaar te bewaren, vanwege de herzieningstermijn voor de aftrek van voorbelasting voor deze onroerende zaken. Het is in sommige andere gevallen mogelijk om afspraken te maken over een kortere bewaartermijn. Het is bovendien mogelijk om afspraken te maken over de vorm waarin u gegevens bewaart, bijvoorbeeld op papier of elektronisch. Daarnaast is het mogelijk om afspraken te maken over het detailniveau. De bewaarplicht voor de boekhouding kan op die manier gelden voor bijvoorbeeld de dagstaten of tot aan de telstroken van de kassa waar u gebruik van maakt.
Zorg er wat dat betreft voor dat u de bewaarplicht voor de boekhouding goed kent en houd u daar aan. Maakt u met de Belastingdienst afspraken over afwijkingen of een kortere bewaartermijn? Houd er rekening mee dat andere overheidsinstellingen u mogelijk nog wel verplichten de administratie 7 jaar bij te houden of op papier beschikbaar te houden.
Uitgebreide informatie: Belastingdienst.nl