Gratis boekhoudprogramma
Gratis je boekhouding doen op papier, in een schriftje of bijvoorbeeld Excel is erg aanlokkelijk. Je behoudt zelf de controle, weet precies wat er gebeurd en het is vrijwel helemaal gratis. Maarja, zoals bij heel veel dingen zit aan elk voordeel ook een nadeel. Of ik kan wel zeggen: meerdere nadelen. Hoewel bij het prille begin van je nieuwe bedrijf is het als startende ondernemer waarschijnlijk prima om je boekhouding op een gratis manier te doen. Echte gratis boekhoudprogramma's zijn er overigens niet, maar er zijn genoeg mogelijkheden om de kosten heel laag te houden, zodat het bijna gratis is.
Tip: 15 maanden gratis online boekhouden? Dat kan met
De valkuilen van een gratis boekhoudprogramma
Als je ervoor kiest om een gratis boekhoudprogramma te gebruiken, moet je rekeninghouden met een aantal valkuilen. Zorg ervoor dat jij voorbereid bent, of kies een professioneel boekhoudprogramma. Dat hoeft overigens helemaal niet duur te zijn!
Valkuil #1: Backups bij een gratis vorm van boekhouden
Of je nu je boekhouding doet in excel, op papier of een andere vorm waarbij het helemaal gratis is, backups moet je zelf regelen. Waarom? Eenvoudigweg omdat de belastingdienst dat vereist. Als ondernemer heb je een bewaarplicht. Dat houdt in dat je je boekhouding (gratis of niet) tot 7 jaar in het verleden moet kunnen overleggen. Kan je dat niet, dan kom je in de problemen. Maar hoe maak je een backup van een papieren boekhouding? Ja, je kunt je boekhouding iedere week inscannen of fotograferen, maar denk je dat je dat nog steeds trouw doet na bijvoorbeeld 3 jaar?
En je excelbestand. Hoe ga je daar een backup van maken? Misschien in de cloud? Via dropbox, onedrive, icloud of een andere aanbieder. Dat kan in de basis prima en je backup wordt automatisch gemaakt. Maar wat als je een grote fout maakt. Je verwijdert bijvoorbeeld per ongeluk een behoorlijk deel van je gratis excel bestand en je slaat dat op. Het foute excelbestand wordt automatisch in de cloud gezet en je bent je gegevens kwijt. Je zult dus een manier moeten vinden om deze risico's te voorkomen.
Valkuil #2: De datum op het bankafschrift is niet juist
Ja, de datum klopt natuurlijk wel. Het is de datum waarop een bedrag is bijgeschreven of afgeschreven. Maar voor je boekhouding klopt die datum niet. De belastingdienst vereist namelijk dat je je omzet, kosten en btw registreert op de factuurdatum. De factuurdatum is vrijwel altijd anders dan de datum waarop een factuur betaald is. Je moet in je gratis boekhouding er dus zelf voor zorgen dat je bij facturen altijd de factuurdatum aanhoudt en bij alle andere inkomsten en uitgaven (waar geen factuur mee gemoeid is) de datum op het afschrift. Dat is veel handmatig werk en maakt de kans op fouten groot. Als je toch voor facturen de betaaldatum aanhoudt kom je vroeg of laat in de problemen. De belastingdienst zal vroeg of laat een keer je boekhouding komen controleren. Als ze dan constateren dat je deze fout consequent maakt, heb je wat uit te leggen. Een boekhoudprogramma dat niet gratis is, lost dit probleem doorgaans heel elegant op. Zonder dat je jezelf ervan bewust bent, gaat dit allemaal automatisch goed.
Valkuil #3: Een gratis boekhouding kost veel tijd
Als ondernemer is het voeren van je boekhouding een noodzakelijk kwaat. Je moet het doen, maar eigenlijk wil je je tijd liever besteden aan andere zaken. Het is dus logisch dat je een boekhoudprogramma kiest, dat zoveel mogelijk werk uit handen neemt. En je raad het waarschijnlijk al: een boekhoudprogramma die veel werk uit handen neemt is niet gratis. Hierbij enkele voorbeelden van wat een professioneel boekhoudprogramma aan tijdbesparing oplevert dat bij een gratis boekhoudprogramma niet kan:
- Het maken en versturen van facturen gaat veel efficienter
- Bankafschriften komen automatisch in je boekhouding
- Bankafschriften worden voor een groot deel helemaal auromatisch geboekt
- Ingekomen facturen worden via 'scan & herken' automatisch herkend
- De btw-aangifte wordt automatisch opgesteld
En zo zijn er nog meer functies die je in een gratis boekhoudprogramma niet zult vinden, die je veel tijd zullen besparen. Zo hou je meer tijd over om te ondernemen :-)
Bestaan er ook een gratis boekhoudprogramma?
Als het goed is, heb je nu het gevoel dat een gratis boekhoudprogramma misschien niet de beste keuze is. Toch kan je gratis starten met een professioneel boekhoudprogramma. Ja echt: het boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl is namelijk de eerste 15 maanden helemaal gratis. Dus juist de eerste 15 maanden van je onderneming, kan je wel alle voordelen gebruiken van een echt boekhoudprogramma, maar heb je niet de nadelen van een gratis boekhoudprogramma. Ideaal toch? Aanmelden is een fluitje van een cent, en je zit nergens aan vast.
Tip: 15 maanden gratis online boekhouden? Dat kan met
Toch liever een betaald boekhoudprogramma?
Wil je zelf een aantal professionele boekhoudprogramma's vergelijken? Dat kan natuurlijk ook! Hieronder vind je onze selectie. Succes met kiezen :-)
