Wanneer heb ik een accountant of boekhouder nodig?

Steeds meer mensen starten tegenwoordig een onderneming. Dit is om meerdere redenen ook voordelig te noemen. De arbeidsmarkt is namelijk flink anders dan vroeger. Tegenwoordig kun je niet meer gemakkelijk een vast contract krijgen. Er is dus minder baanzekerheid en voor veel mensen was dat de reden om in loondienst te gaan en te blijven. Tegelijkertijd is het in dit digitale tijdperk veel gemakkelijker om een eigen bedrijf te starten. In veel branches heb je bijvoorbeeld geen startersgeld nodig en daardoor loop je ook minder risico. Het is uiteraard hartstikke leuk om als zelfstandige ondernemer aan de slag te gaan. Het geeft je veel verantwoordelijkheid en tegelijkertijd is het ook uitdagend. Uiteraard komen er wel bepaalde verplichtingen bij kijken. Je bent bijvoorbeeld verplicht om een deugdelijke administratie bij te houden.

Veel startende ondernemers vragen zich dan ook af of ze een boekhouder of account nodig hebben. Dit is in Nederland namelijk niet verplicht, maar in sommige gevallen kan dit wel verstandig zijn. In dit artikel gaan wij dieper in op deze vraag. We bespreken verschillende stellingen en op basis daarvan trachten we deze vraag te beantwoorden. Maar eerst bespreken we even kort het verschil tussen een boekhouder en een accountant.

Wat is het verschil tussen een boekhouder en accountant?

De termen worden regelmatig door elkaar gebruikt. Dit is ook logisch, want ze houden zich allebei bezig met de administratie. Toch zijn er wel een paar belangrijke verschillen te noemen. In de eerste plaats is accountant een beschermde titel. Dat wil zeggen dat je een gedegen opleiding of studie moet afronden alvorens jij je zo mag noemen. Een boekhouder heeft in de praktijk vaak ook wel een opleiding afgerond, maar die is niet verplicht om de titel te dragen.

Een ander punt is dat boekhouders er voornamelijk voor de meer kleinere bedrijven zijn. Dit wil echter niet zeggen dat er geen accountants zijn die de boekhouding van kleine bedrijven doen. Andersom komt ook regelmatig voor. Maar dit is eerder een uitzondering dan regel. Voor sommige bedrijven is het zelfs verplicht om een accountant in te schakelen. Het gaat dan om zeer grote bedrijven. Een ander punt is dat de boekhouder meestal goedkoper is.

De omvang van je bedrijf speelt een belangrijke rol

De administratieve omvang van je bedrijf is van belang om na te gaan of je al dan niet een professional voor de boekhouding nodig hebt. Ben je bijvoorbeeld een zelfstandige zonder personeel? Werk je meestal thuis en heb je amper ingewikkelde administratie? In dat geval is het zeker niet noodzakelijk om een accountant in te schakelen. Je kunt er dan wel voor kiezen om iemand voor de boekhouding in te schakelen. Misschien heb je zelf totaal geen ervaring met de boekhouding en wil jij het om die reden graag uitbesteden. Als je wel enige ervaring hebt, kun je er ook voor kiezen om een boekhoudprogramma aan te kopen. Tegenwoordig heb je veel boekhoudprogramma's die zeer gemakkelijk in gebruik zijn. Je hebt er geen boekhoudingkennis voor nodig. Wanneer je de zaken daar goed invult, kun je de meeste aangiftes zelf doen.

Wel raden wij je dan aan om een administrateur in te schakelen voor een laatste check bij de jaarafsluiting. Fouten in de boekhouding kunnen namelijk verstrekkende gevolgen hebben.

Voor welke rechtsvorm ga je?

De rechtsvorm speelt ook een belangrijke rol bij de keuze. Wanneer je een onderneming gaat starten, dan kun je namelijk kiezen uit verschillende rechtsvormen. Veel zelfstandigen kiezen voor de 'eenmanszaak'. Let wel: dit betekent niet dat je dan geen personeel in dienst kan nemen. Bij een eenmanszaak is de eigenaar met zijn privé verantwoordelijk. Daarnaast zijn er nog verscheidene andere rechtsvormen waar je aan kunt denken. Grotere bedrijven gaan vaak voor de rechtsvorm 'besloten vennootschap'. In veel gevallen is dit namelijk fiscaal aantrekkelijker. Je moet dan namelijk geen winstbelasting betalen, maar vennootschapsbelasting. Dit percentage ligt vaak lager, maar bij een bv komen ook extra verplichtingen kijken. Je hebt namelijk deponeringsverplichtingen.

Bepaalde rechtsvormen zijn verplicht om jaarlijks een jaarrekening aan te leveren bij de KVK. Dit geldt in principe voor alle rechtsvormen behalve de eenmanszaak en vof. Een jaarrekening is een officieel document en bestaat uit een winst- en verliesrekening, balans en een toelichting op deze twee zaken. Deze kun je het beste door een professional laten maken. In die gevallen raden wij je dan ook zeker aan om gebruik te maken van een accountant. Deze kan de jaarrekening het beste opstellen. Kleinere jaarrekeningen kunnen overigens ook prima worden opgesteld door een boekhouder. Heb je een zeer groot bedrijf en voldoe je aan bepaalde voorwaarden? Dan kan het zijn dat je verplicht bent om een accountantscontrole uit te laten voeren.

De voordelen en nadelen op een rijtje

Hierboven hebben wij enkele afwegingen besproken. In het laatste gedeelte van dit artikel zullen wij de voordelen en nadelen even op een rijtje zetten.

De voordelen van het inhuren van een professional

• Een belangrijk voordeel van het inhuren van een professional voor de boekhouding is dat het je een geruststellend gevoel kan geven. Het punt is namelijk dat de boekhouding best stressvol kan zijn. Misschien ben je enigszins angstig aangelegd en wil jij graag zeker weten dat alles goed is bij een eventuele controle. In dat geval is het geen slecht idee om de verantwoordelijkheden uit handen te geven.
• We raden je dan wel aan om na te gaan of het boekhoudkantoor of accountantskantoor voorzien is van een aansprakelijkheidsverzekering. Een boekhoudkantoor is namelijk niet verplicht om deze af te sluiten. Je blijft altijd zelf verantwoordelijk voor de administratie, dus ook wanneer ze bij een boekhoudkantoor fouten maken. Een accountantskantoor is wel verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Als je kosten wilt besparen, raden wij je echter aan om naar een boekhoudkantoor te gaan. Hoewel het niet verplicht is, zijn veel kantoren daar namelijk wel van voorzien.
• Een ander voordeel is dat het tijd kan besparen om je administratie uit te besteden. Het kost u weliswaar wel iets, maar je krijgt er veel tijd voor terug. Deze tijd kun je inzetten voor ondernemingsactiviteiten of andere zaken. Wanneer je weinig ervaring hebt met de administratie, dan kan een boekhoudkantoor dit ook veel sneller voor je regelen. Je kunt er overigens ook voor kiezen om een gedeelte van je administratie uit te besteden. Misschien kun je prima zelf de btw-aangiftes doen, maar wil jij graag de jaarafsluiting laten doen. Op die manier kun jij ook geld besparen.

De nadelen

Het nadeel van het uitbesteden van de administratie is dat het je geld kost. Tegelijkertijd heb je dan niet meer de regie over de eigen administratie. Veel mensen vinden het van belang om de regie te behouden. Ook speelt er natuurlijk een vertrouwenskwestie. Als je eventuele problemen met een kantoor krijgt, dan ben je alsnog van ze afhankelijk. Bovendien moet je de administratie ook toevertrouwen aan een kantoor. Voordat je zaken gaat doen met een administratiekantoor, raden wij je dan ook altijd aan om eerst goed te kijken of jullie een beetje bij elkaar passen qua karakter en werkwijze.