Wat zijn aftrekbare kosten en waar trek ik die vanaf?

Als je gaat ondernemen kom je de term aftrekbare kosten en kosten aftrekken vroeg of laat tegen. Maar wat zijn nu precies aftrekbare kosten en waar trek je die vanaf? Natuurlijk gaat het hier om zakelijke kosten, of bedrijfskosten. Hieronder lees je hier alles over. 

 

 

 

 

Daarom wil jij ook kosten aftrekken

Of je nu reeds een onderneming hebt of je wilt gaan starten als ondernemer: ook jij zal kosten willen aftrekken. Als je bedrijf succesvol is en daardoor een winst laat zien, moet je over die winst belasting betalen. Dit is inkomstenbelasting (in geval van een eenmanszaak of vof) of vennootschapsbelasting (in geval van een BV). 

De hoogte van de belasting wordt berekend over de belastbare winst. Dus hoe lager de belastbare winst, hoe minder belasting je betaalt. Door kosten af te trekken kan je je belastbare winst zo laag mogelijk maken.

Wat zijn aftrekbare kosten?

In de basis zijn aftrekbare kosten alle uitgaven die je doet voor je onderneming. Als jij bijvoorbeeld visitekaartjes aanschaft, dan zijn de kosten die je daarvoor maakt aftrekbaar.

Waar trek je die kosten vanaf?

Zoals gezegd trek je kosten af om te belastbare winst zo klein mogelijk te maken. Maar hoe zit dat nu precies?

Stel je verkoopt in een jaar voor 10.000 euro aan producten of diensten. Dan is die 10.000 euro jouw omzet. Je kunt dus stellen dat (vrijwel) alle inkomsten in je onderneming, omzet zijn.

Als je over je omzet belasting zou moeten betalen, betaal je over die 10.000 euro omzet al snel meer dan 3.500 euro aan inkomstenbelasting. Maar, gelukkig hoeft dat niet :-)

Je mag eerst alle zakelijke kosten van je omzet aftrekken. Om welke kosten dat precies gaat, lees je verderop. Stel dat het totaal van jouw aftrekbare kosten voor dat jaar 3.000 euro was. Dan is je winst dus 10.000 – 3.000 = 7.000 euro. De inkomstenbelasting over 7.000 euro is ongeveer 1.000 euro minder dan als je winst 10.000 euro zou zijn. Dat scheelt dus behoorlijk!

Hoe registreer je aftrekbare kosten?

Het hele concept van aftrekbare kosten klinkt misschien wat ingewikkeld, maar eigenlijk wijst het zich vanzelf. Zeker als je gebruik maakt van een boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma laat je op overzichtelijke wijze je omzet- en je uitgaven invoeren. Zodra je dat hebt gedaan kan je een overzicht opvragen dat meestal ‘Winst & Verlies’ heeft. Hierop staan alle inkomsten en uitgaven die je in dat jaar gedaan hebt en onderaan staat precies  hoeveel winst of verlies er onder aan de streep over blijft. Handig toch? 

Het is dus zeker aan te bevelen om vanaf de start van je onderneming een boekhoudprogramma te gebruiken. Dat scheelt je tijd, helpt je met moeilijke fiscale zaken en je hebt je zaken goed op orde bij een controle van de belastingdienst. Voor de kosten hoe je tegenwoordig niet bang te zijn, al voor een tientje per maand kan je gebruik maken van een professioneel boekhoudprogramma. Er is zelfs een boekhoudprogramma die je de eerste 15 maanden helemaal gratis kunt gebruiken.

Welke kosten mag je wel aftrekken?

Nu je weet dat je belasting kunt besparen door zoveel mogelijk kosten af te trekken, is het  natuurlijk verleidelijk om dan maar meteen alle kosten af te trekken. Helaas hanteert de belastingdienst regels waaraan uitgaven moeten voldoen, voordat je ze als zakelijke kosten kunt aftrekken.

De belastingdienst zegt hierover het volgende: 

“Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben. Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar.”

Je ziet hieraan dat er een grijs gebied bestaat. De belastingdienst heeft het over ‘binnen redelijke grenzen’. Maar, wat zijn redelijke grenzen? Gelukkig maakt de belastingdienst dit nog iets duidelijker:

“Bij de beoordeling van de vraag of kosten aftrekbaar zijn, letten wij op het motief waarmee u kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat u de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, accepteren wij de kosten als aftrekpost.”

Dus je kunt stellen dat als je kosten maakt omdat je daarbij je bedrijf op enige manier vooruit helpt (motief) dan accepteert de belastingdienst die kosten als zakelijke kosten en mag je ze aftrekken. Dit klinkt haast te eenvoudig om waar te zijn…en…dat is helaas ook zo. Verderop leggen we uit hoe dat precies zit.

Enkele voorbeelden van kosten die je mag aftrekken zijn bijvoorbeeld:

• Kantoorartikelen
• Vakliteratuur
• Aktetassen e.d.
• Zakelijke reiskosten
• Huur bedrijfsruimte
• Marketingkosten
• Verzekeringen

Ook als je kosten hebt gemaakt voordat je je bedrijf ingeschreven hebt bij de kamer van koophandel die wel tot doel hadden om je bedrijf op te starten (bijvoorbeeld advieskosten, marktonderzoek etc) mag je aftrekken.

Niet alle zakelijke kosten mag je geheel of gedeeltelijk aftrekken
Stel je hebt een winkel in een leuke dropstraat en voor de uitstraling richting je klanten wil je enkele mooie zwarte bloezen kopen die je altijd in je winkel aan doet. Je draagt ze uitsluitend in je winkel. Strikt genomen voldoet dit aan hoe de belastingdienst kijkt naar wat zakelijke kosten zijn. Toch mag je deze kosten in zijn geheel niet aftrekken van je omzet. 

In dit voorbeeld gaat het om werkkleding. Werkkleding is alleen aftrekbaar als uit de uiterlijke kenmerken blijkt dat dit kleding is in het kader van je onderneming. Bijvoorbeeld een uniform of overall. Omdat de bloes dat niet is, valt deze niet zomaar onder de noemer ‘werkkleding’. Pas als je op de bloes een beeldmerk (bijvoorbeeld een logo) aanbrengt van minimaal 70 cm2 (bijvoorbeeld 10 bij 7 cm) wat verband houdt met je bedrijf, dan kwalificeert de belastingdienst de kosten voor die kleding als werkkleding en mag je de kosten volledig aftrekken.

Iets vergelijkbaars geldt voor een kantoorruimte aan huis. Die kosten mag je ook niet zomaar aftrekken. Zo heeft een ruimte in je eigen woning bijvoorbeeld een eigen ingang en sanitaire voorzieningen nodig. Of anders gezegd, als je de ruimte aan een vreemde zou kunnen verhuren, zou het aangemerkt kunnen worden als bedrijfsruimte en mag je de kosten aftrekken. Helaas zijn dit niet de enige voorwaarden voor een bedrijfsruimte in je eigen woning. Gelukkig heeft de belastingdienst hiervoor een handig hulpmiddel gemaakt.

Naast deze twee voorbeelden zijn er nog diverse andere situaties, waarbij het op het eerste oog logisch lijkt dat die kosten aftrekbaar zijn, maar dat toch niet zijn of slechts gedeeltelijk. Meer informatie daarover vind je hier.  

Hoe zit het met aankopen van meer dan 450 euro?

Als je zakelijke aankopen doet die aftrekbaar zijn, maar meer dan 450 euro exclusief btw kosten? Dan gelden er aanvullende regels.

De belastingdienst stelt dat je in die situatie de kosten moet verdelen over meerdere jaren. Je trekt dan gedurende een aantal jaren steeds een deel van de aanschafkosten van de omzet af. Dit heet: afschrijven. 

De belastingdienst zegt dat je bij een aankoop van meer dan 450 euro de kosten evenredig moet verdelen over de economische levensduur van hetgeen je aangeschaft hebt.  Koop je bijvoorbeeld een laptop die 500 euro excl btw kost, dan moet je deze over 5 jaren afschrijven. In dit artikel gaan we niet dieper in op het afschrijven, maar het is belangrijk om te weten dat deze regels er zijn en het is handig om te weten dat een boekhoudpakket dit doorgaans automatisch voor je regelt.

Vooral als startende ondernemer is het vervelend dat je uitgaven van meer dan 450 euro niet volledig van je omzet mag aftrekken in het jaar van aanschaf. Dat zou immers betekenen dat je minder belasting betaalt, wat vooral in de eerste jaren van je onderneming mooi meegenomen zou zijn. Gelukkig heeft de belastingdienst een regeling die dit toch mogelijk maakt. 

Als je aan de voorwaarden van de startersaftrek voldoet, mag je willekeurig afschrijven. Dat betekent dat je zelf mag bepalen hoeveel van de aanschafwaarde je in welk jaar aftrekt. Zo mag je dus ook het hele bedrag in het jaar van aankoop van de omzet af trekken. 

Valkuilen bij aftrekbare kosten

Omdat de belastingdienst niet 100% duidelijk is over welke kosten je wel en niet mag aftrekken, blijft er een grijs gebied over. Daar schuilt dan ook een risico. De kans dat een medeondernemer op een bepaald moment zegt ‘die kosten mag je gewoon aftrekken, dat zei mijn accountant’. Of ‘die kosten mag je gewoon aftrekken, doe ik al jaren, nooit problemen mee gehad’. Hoewel het advies natuurlijk goed bedoelt is, zijn dit geen argumenten waaruit blijkt dat bepaalde kosten van jou aftrekbaar zijn. Misschien geldt in het eerste geval dat bepaalde kosten voor specifiek die ondernemer wel aftrekbaar zijn en voor jou niet. Of de accountant verwacht een sterk verhaal te hebben richting te belastingdienst, maar jij hebt dat verhaal niet. 

In het tweede geval gaat de ondernemer er van uit dat als hij/zij niets hoort van de belastingdienst, het wel akkoord zal zijn. Dat is een misvatting. Je bent als ondernemer verantwoordelijk om de wet na te leven. De belastingdienst controleert niet iedere factuur of iedere aangifte. 

Als de belastingdienst jouw boekhouding komt controleren en kosten tegenkomt die je afgetrokken hebt omdat een medeondernemer daar nooit problemen mee gehad heeft, maar de belastingdienst is het niet eens met deze afgetrokken kosten, dan zal je dit moeten corrigeren en krijg je bovendien een boete. 

Het is dus sterk aan te raden om bij kosten die je wilt aftrekken waarvan je niet 100% zeker bent zelf contact te zoeken met de belastingdienst of een accountant of administratiekantoor. Alleen dan krijg je informatie die ook stand houdt bij een eventuele controle.

Conclusies

Zoals je hebt gelezen kan je als ondernemer flink wat belasting besparen door kosten die als zakelijke kosten in aanmerking komen, af te trekken van je omzet, om zo je winst zo laag mogelijk te maken. Over de overgebleven winst betaal je vervolgens inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

In de basis mag je alle kosten die je maakt voor je bedrijf aftrekken van je omzet. Let wel op een aantal uitzonderingen waarbij je kosten geheel niet, of slechts gedeeltelijk mag aftrekken.

Kijk uit bij goedbedoelde adviezen van anderen over welke kosten je wel en niet mag aftrekken, raadpleeg altijd zelf de belastingdienst of een accountant.

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen, stel ze dan gerust via onze contactpagina.